Многие считают, что первые печати стали использовать в Древнем Востоке во времена бурного развития торговли. Сначала ими скрепляли важные торговые договоры, а затем пришло время защищать более важные документы, так что печати стали появляться и на договорах политических. В Древнем Риме печать уже была гарантией защиты от подделки. Важный документ оборачивали в холст, обернутую трубочку прошнуровывали нитью, кончики нити скрепляли воском, к которому затем прикладывали личную печать. Не нарушив печать, невозможно было прочесть документ. При правлении Нерона римский сенат приказал документы сшивать тройной нитью, что в отношении особо важных документов, применяют и до сих пор. Но действительную легитимность печать получила только в Европе в средние века.
Сегодня печать не утратила своего предназначения, а для облегчения жизни делопроизводителей массово используются не печати, а различные штампы. Ассортимент штемпельной продукции огромный. В принципе, следуя логике, к этой категории можно отнести любое устройство, оставляющее оттиск на чем-либо.
Разница между печатью и штампом в области применения. Штамп тоже нужен для оттиска, в основном, на бумаге. Формы изготовления штампов самые разные. Обычно штампы ставятся на листе с названием компании и/или ее реквизитами. Есть штампы со словами: принято, утверждено и т.д. Различают штампы: угловые, регистрационные (порядковый номер, дата, подпись), запрещающие или ограничивающие доступ, для маркировки чего-либо и многие другие.
Штампы могут быть с готовым текстом или самонаборные. О назначении и работе самонаборных штампов говорит их название. В них можно «набрать» любой текст, который предполагается много раз повторять – на ценниках, конвертах, различных информационных материалах. Что удобно в этих штампах? Их легко исправить при необходимости, а не только набирать. Разные модели штампов могут иметь разные шрифты и буквы, цифры. Есть штампы, рассчитанные на текст побольше, есть поменьше – в среднем, от двух до восьми строчек.
Разновидность штампов – датеры и нумераторы. Ими легко оттиснуть дату и номер, применяются для различной маркировки. Изменить дату или номер в них можно, вращая колесико, расположенное на ленточном механизме. Есть такие с самонаборным текстовым полем, дата в них меняется самостоятельно. Они широко применяются в различных организациях, где много разной документации. В лентах название месяца в датере может быть на любом языке. По такому же принципу работают и нумераторы. Есть и нумераторы, в которые самостоятельно набираются цифры. Самые распространенные 6-, 8- и 12-разрядные.
Есть категория штампов, предназначенных для делопроизводства. Их еще называют «стандартные штампы». Они отбивают часто встречающиеся слова, например, такие – получено, оплачено, погашено, соответствует оригиналу и т. д. Есть и ленточные датеры и нумераторы, использующие штемпельную подушку.
Сделать такую самому невозможно. Для нее нужен специальный высококачественный натуральный материал, у которого на поверхности и внутри разная пористость. Благодаря таким уникальным свойствам, краска равномерно распределяется на подушке, не вытекает и не высыхает. Дозаправляют подушки по особой технологии специальными чернилами. Они могут быть пяти цветов. Причем чернила разных производителей невзаимозаменямы. Вот такие задачи возложены на штампы.
Печати же, как и тысячелетия назад, не утратили своего первоначального назначения – удостоверять подлинность документа. Наличие печати является элементом имиджа компании, отражает ее статус и придает документу юридическую силу. Печати с ФИО и указанием должности ее владельца называются именными. Для печати специально изготавливают форму с рельефным или углубленным текстом и/или специальным рисунком (например, гербовая печать) с полным наименованием компании. Но в оттисках печати не допускается никаких исправлений и дополнений.